PENGALAMAN MENERBITKAN MAJALAH SEKOLAH
Beberapa majalah sekolah seperti PAMABA, WIDYA, dan MATCH pernah saya tangani meskipun mungkin majalah-majalah sekolah itu saat ini tak berlanjut karena sesuatu hal. Saya sempat menangani beberapa majalah sekolah mulai dari pembentukan tim, pengumpulan naskah, pengeditan (editing), tata letak (layout) dan isi (content), kecuali masalah pencetakan. Percetakan langsung menerima dalam bentuk file yang siap turun cetak. Saya tidak mau mengatakan bahwa majalah sekolah yang diterbitkan tim yang saya pimpin seideal yang ada di kepala saya, tapi paling tidak semua anggota tim telah bekerja secara profesional dengan hasil yang tidak mengecewakan. Saya menangani majalah tersebut hanya untuk satu kali penerbitan saja.
Yang ingin saya bahas di sini adalah bagaimana sebaiknya menangani majalah sekolah sehingga benar-benar dapat menjadi corong sekolah kepada semua warga sekolah, kepada pihak-pihak yang terkait dengan warga siswa, termasuk kepada pihak-pihak luar sehingga dapat dijadikan referensi perkembangan sekolah dari tahun ke tahun.
1) Harus profesional
Meskipun namanya majalah sekolah yang berarti (wajib) dibeli warga sekolah tersebut, pengelolaannya haruslah tetap seprofesional mungkin. Setiap anggota tim harus dapat memberikan sumbangsih hingga terbitnya majalah tersebut. Jangan merekrut anggota tim yang tidak mempunyai kemampuan sehingga tidak akan berperan apa-apa dalam penerbitan majalah. Tim redaksi adalah orang-orang yang benar-benar mau dan bisa bekerja serta berkomitmen menghasilkan malajah sekolah berkualitas dan layak jual. Jangan terpaku dengan konsumen yang sudah pasti akan membeli (karena wajib) tetapi tetap berhitung sebagai penjual yang akan menawarkan barang di pasaran. Tentu sebagai penjual kita akan melakukan yang terbaik untuk menghasilkan barang bermutu yang akan laris manis di pasaran.
2) Membentuk tim sebelum bekerja
Jangan pernah bekerja sebelum anggota tim terbentuk dan mengetahui tugas (job description) masing-masing. Pembina boleh berangan-angan menerbitkan majalah tapi tentu tak mungkin bekerja sendiri untuk menghasilkan majalah sekolah berkualitas. Pemilihan anggota tim redaksi mutlak dilakukan dengan benar dan tepat. Setiap anggota tim harus dapat menunjukkan hasil karyanya, meskipun belum pernah dipublikasikan, misalnya. Jika ada unsur yang diperlukan tetapi tak ada anggota yang dapat melakukannya, anggota tim harus dibina terlebih dulu. Misalnya tidak ada siswa sebagai tim redaksi yang dapat melakukan reportase, maka pembina harus memberikan arahan terlebih dahulu. Setelah itu melakukan latihan di lapangan pada tokoh nyata tak sebenarnya sebelum terjun ke tokoh yang dikehendaki rapat redaksi. Yang dimaksud tokoh nyata tak sebenarnya adalah bukan tokoh yang diinginkan tetapi dapat diwawancarai (teman sekelas, teman sekolah, orang tua, penjual di pasar, dan seterusnya).
3) Unsur minimal yang harus ada
Harus ada orang yang bisa menulis (menulis dalam arti menghasilkan naskah), atau suka menulis, atau pernah berkecimpung dalam dunia penulisan, atau bisa mengedit tulisan orang lain agar menjadi naskah yang layak dipublikasikan, atau paling tidak mencintai dunia penulisan. Karena sosok yang satu ini berperan besar terhadap isi sebuah majalah, kecuali majalah yang ingin diterbitkan hanya berupa kumpulan foto tanpa kata-kata. Kalau isi majalah lebih banyak tulisan (apalagi jika belum ada pemasang iklan) maka tim penulis ini haruslah paling banyak jumlahnya di antara unsur lainnya.
Harus ada orang yang bisa menghasilkan foto obyek langsung yang layak ditempatkan dalam sebuah majalah, dalam arti mengerti ’sedikit’ fotografi. Tentu anda tidak akan mau membeli sebuah majalah hiburan yang foto-foto artis di dalamnya kelihatan aneh atau lebih jelek dari aslinya yang sering mereka lihat di media lain. Atau ketika anda membuka sebuah majalah yang mengupas tentang seorang suatu jenis tanaman baru tetapi foto yang terpajang adalah foto jaman perang Vietnam. Anggota tim ini harus bisa menyediakan foto-foto yang diperlukan oleh penulis naskah, terutama jika naskah tersebut berhubungan dengan profil yang dapat ditemui secara langsung. Misalnya naskah profil seorang tokoh daerah di mana sekolah berada sebaiknya langsung diambil dari tokoh bersangkutan dan bukan merupakan duplikasi (kecuali untuk beberapa dokumen yang tak mungkin diambil langsung).
Harus ada orang yang mengerti tentang tata letak untuk mengatur penempatan isi majalah, baik naskah maupun gambar. Belajar tata letak dapat dilakukan secara otodidak melalui berbagai sumber baik langsung kepada ahlinya, maupun tak langsung, misalnya dari media cetak atau online.
Harus ada orang yang mengerti reportase. Ini terutama penting dimiliki jika majalah selalu menampilkan tokoh tertentu dalam setiap edisinya. Tidak mungkin seorang reporter bolak-balik menghubungi nara sumber karena menyadari kekurangan bahan atau data saat hasil wawancara siap dijadikan tulisan. Bagaimana kalau nara sumber adalah orang penting yang untuk menemuinya harus melalui protokoler berbelit-belit?
Harus ada anggota tim yang bisa menggambar, baik berupa gambar kartun atau vignet. Hal ini terutama akan digunakan untuk mengisi bagian-bagian kosong suatu halaman atau menunjang naskah. Misalnya cerpen tak cocok disertakan gambar nyata seorang siswa tetapi akan lebih baik jika berupa lukisan dengan pencil warna, pencil khusus atau tinta cina. Saya pribadi lebih suka menggambar dengan menggunakan tinta cina atau pencil alis. Tinta cina sangat bagus untuk vignet sedangkan pencil alis bagus untuk gambar realita (manusia, tokoh, binatang dan sejenisnya).
Harus ada orang yang mengerti dan mau terlibat dalam hal keuangan. Bagian keuangan mungkin merupakan orang yang selalu ada pekerjaan. Saat pengumpulan naskah, pencarian materi dan pengeditan, bagian ini harus bolak-balik mencatat pengeluaran anggota tim lain untuk menunjang ketepatan waktu kerja. Misalnya, untuk keperluan fotokopi, rental internet (kalau sekolah tidak memiliki fasilitas itu), membeli alat dan bahan penunjang kerja tim, dan sebagainya. Saat turun cetak, bagian ini harus berurusan dengan percetakan. Ketika distribusi, dia yang menentukan bagaimana cara pendistribusian atau pembayaran. Setelah itu harus menghubungi pihak luar tim yang akan menerima pembayaran atas pemuatan naskahnya, umpamanya. Sambil melakukan kegiatan terakhir ini, anggota tim naskah mulai sibuk menangani naskah-naskah baru dan ini artinya unsur keuangan akan mengulangi siklusnya dari awal.
4) Pembiasaan tenggat waktu
Setiap anggota tim harus membiasakan diri bekerja dengan tenggat waktu (deadline). Jika majalah akan diterbitkan sebulan sekali, sebagai contoh, maka harus terbit sekali dalam sebulan. Tidak boleh mengkambinghitamkan ulangan atau berbagai kegiatan lain sehingga tenggat waktu tidak tercapai dan penerbitan majalah tertunda.
5) Dengar pendapat
Pertemuan lengkap anggota tim redaksi minimal dilakukan dua kali, yaitu sebelum dan setelah penerbitan. Hal ini penting dilakukan terutama untuk menyamakan misi tertentu yang akan diemban dalam suatu edisi. Biarkan setiap anggota tim mengeluarkan pendapat tentang bagian yang akan dikerjakan tim lain. Biarkan imajinasi setiap anggota tim berkembang di saat pertemuan. Misalnya, jika edisi mendatang berupa edisi penyambutan siswa baru, tim fotografi bisa saja mengusulkan agar dimuat siswa-siswa berprestasi di sekolah sebelumnya. Tugas tim naskah untuk mencari data dan tugas reporter untuk melengkapinya.
Pertemuan lengkap anggota tim redaksi minimal dilakukan dua kali, yaitu sebelum dan setelah penerbitan. Hal ini penting dilakukan terutama untuk menyamakan misi tertentu yang akan diemban dalam suatu edisi. Biarkan setiap anggota tim mengeluarkan pendapat tentang bagian yang akan dikerjakan tim lain. Biarkan imajinasi setiap anggota tim berkembang di saat pertemuan. Misalnya, jika edisi mendatang berupa edisi penyambutan siswa baru, tim fotografi bisa saja mengusulkan agar dimuat siswa-siswa berprestasi di sekolah sebelumnya. Tugas tim naskah untuk mencari data dan tugas reporter untuk melengkapinya.
6) Bebaskan siswa belajar manajemen langsung Cara paling efektif untuk mentransfer ilmu kepada siswa adalah melibatkan siswa secara langsung dalam praktik di lapangan, bukannya hanya memberikan teori hingga mulut berbusa. Pembina majalah sekolah dapat memberikan tanggung jawab dimulai dari hal-hal kecil kepada setiap anggota tim hingga akhirnya terbentuk tim yang solid yang dapat melakukan manajemen majalah dari awal hingga tuntas. Jangan pernah takut membagi ilmu kepada siapa pun karena ilmu yang sempat kita bagi tak akan mengurangi ilmu yang telah kita kuasai. Dengan memberikan kepercayaan penuh kepada tim sambil tetap memberikan masukan dan menjaga kekompakan tim, maka sebuah majalah sekolah yang layak dibaca pasti dapat diterbitkan tepat waktu.
